4 kỹ năng chủ trì cuộc họp người thủ lĩnh cần biết

ky-nang-chu-tri-cuoc-hop-2

Kỹ năng mềm quyết định 75% sự thành đạt. nếu bạn luôn đặt mục tiêu thăng tiến trong sự nghiệp thì người lãnh đạo luôn phải trau dồi và học hỏi liên tục. Một trong kỹ năng quan trọng mà người lãnh đạo cần phải có là kỹ năng chủ trì cuộc họp – sẽ phải vận dụng trong suốt quá trình làm việc của bạn.

Tại sao bạn cần có những kỹ năng này?

Bạn có muốn người nghe lướt điện thoại, liên tục nhìn đồng hồ khi bạn nói, hay ngủ gục khi bước chân vào phòng họp không? Muốn tổ chức, chủ trì, một cuộc họp thành công thì bạn cần trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng:

  • Kỹ năng dẫn dắt cuộc họp: Nghe thì có vẻ khá đơn giản, nhưng để người nghe luôn luôn chú ý vào những điều mình nói không hề dễ. Người nghe rất dễ bị xao lãng bởi những chuyện xung quanh. Hãy xác định mục đích chính của cuộc họp, và từ đó bạn sẽ biết mình nên nói gì để lôi kéo người nghe.
  • Tạo cảm hứng cho người nghe: Cũng giống như việc dẫn dắt, khiến họ thấy hứng thú: “Tôi muốn nghe xem anh ấy sẽ nói gì, anh ấy sẽ làm gì” hoặc phải thốt lên “cuộc họp thú vị quá” đòi hỏi rất nhiều bản lĩnh của một người chủ trì cuộc họp. Giọng nói truyền cảm, những câu nói hài hước,… là một trong nhiều yếu tố gây hứng thú cho người tham dự.
  • Thuyết trình trước đám đông: Đây là kỹ năng cơ bản nếu bạn muốn làm chủ cuộc họp. Đạt được mục đích cuộc họp là lý do chính mà bạn tổ chức cuộc họp này. Vậy nên thuyết trình cho người tham dự về nội dung cuộc họp, tại sao lại có cuộc họp này là điều quan trọng nhất.
  • Phản biện ý kiến phản đối: Sẽ có không ít những người có ý kiến trái chiều với bạn, về những điều bạn đưa ra trong cuộc họp. Làm thế nào để bạn nêu lên chính kiến của mình, thuyết phục được họ ý kiến mình là đúng đắn?

►►► SIÊU TIẾT KIỆM VỚI DỊCH VỤ CHO THUÊ PHÒNG HỌP TẠI HÀ NỘI GIÁ RẺ – XEM NGAY

Lưu ý 4 bước đơn giản để có kỹ năng chủ trì cuộc họp tốt

Bước 1: Ấn định mục tiêu trong cuộc họp

Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó.

Bước 2: Tập trung người tham dự cuộc họp

ky-nang-chu-tri-cuoc-hop-2

Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm mất thời gian của người khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau, nếu bạn là người chủ trì.

Bước 3: Lập chương trình buổi họp

Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối cách tổ chức cuộc họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà bạn chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp.

ky-nang-chu-tri-cuoc-hop-3

Bước 4: Kiểm soát cuộc họp

Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có trách nhiệm bảo đảm nó được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm.

  • Bắt đầu đúng giờ, dù cho có một số người đến trễ. Nếu cứ chờ cho đến khi người cuối cùng có mặt tức là bạn đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ.
  • Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.
  • Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
  • Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta phải đưa ra quyết định”.
  • Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án.
  • Kiểm soát : Bạn phải tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.
  • Xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại.
  • Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập biên bản.

Hi vọng qua bài viết này Hà Nội Office đã giúp bạn hoàn thiện hơn các kỹ năng chủ trì cuộc họp. Một cuộc họp thành công, ngoài những kỹ năng bạn cần phải có một địa điểm tổ chức các cuộc họp thật chuyên nghiệp và hiện đại.

►►►Phòng họp cho thuê tại Hà Nội Office – Giá chỉ từ 200.000 VND/giờ – LIÊN HỆ NGAY!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *