Checklist #8 kinh nghiệm bỏ túi “khi thuê văn phòng ảo”

8-kinh-nghiem-thue-van-phong-ao

Nếu là lần đầu tiên hoặc lần thứ 2 bạn đi thuê văn phòng ảo mà vẫn chưa đúc kết lại kinh nghiệm riêng cho mình thì tốt nhất hãy LƯU LẠI NGAY “Checklist #8 kinh nghiệm bỏ túi khi thuê Văn phòng ảo” này.

“Đây là chia sẻ của Hanoi Office với 07 năm kinh nghiệm cho thuê văn phòng tại Hà Nội”

Danh sách checklist:

  1. Vị trí
  2. Mong muốn
  3. Chi phí thuê
  4. Thủ tục pháp lý
  5. Các tiện ích
  6. Kiểm tra đối thủ
  7. Tránh xung đột văn hóa
  8. Đừng quên hợp đồng

Nào hãy cùng Hanoi Office đi từng phần nhé !

8-kinh-nghiem-thue-van-phong-ao
Checklist 8 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo bạn cần nhớ!

1. Nhất vị trí – Nhị hướng

Sự thật rằng, khách hàng không mong muốn gặp nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ở địa chỉ khó tìm – ngoằn ngoèo sâu trong ngõ hẻm hay quá xa ngoài trung tâm thành phố hoặc địa chỉ không có biển hiệu rõ ràng. Vì vậy, bạn hãy thuê địa chỉ làm văn phòng hoặc văn phòng đại diện nên ở:

– Trung tâm thành phố, quận, khu vực

– Giao thông thuận lợi

– Vị trí nên đẹp

– Có nhiều khách hàng mục tiêu

Tiếp đến mới là sự lựa chọn tại các tòa nhà building hạng A, B, C hoặc khu đô thị, khu biệt thự…. Thuê văn ảo tại các tòa nhà sẽ giúp bạn tiết kiệm tối đa đến 90% chi phí, mặt khác cũng nâng cao sự uy tín thương hiệu, chất lượng hình ảnh dịch vụ của doanh nghiệp.

Nhị hướng là chọn hướng phù hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp. Bạn có thể chọn hướng view ra hồ nước, hướng view ra cửa chính hoặc cửa sổ.

KHOAN ĐÃ ! Kinh nghiệm đi thuê văn phòng là vậy, nhưng nếu bạn BỎ QUA 1 trong 3 tiêu chí thuê văn phòng ảo này có thể khiến bạn mắc sai lầm.

2. Thể hiện đúng nhu cầu, mong muốn

Sẽ mất thêm thời gian của cả đôi bên nếu chủ doanh nghiệp cần thuê văn phòng ảo không nói rõ mong muốn của mình cho nhân viên tư vấn. Cùng là một nhu cầu “cần thuê văn phòng ảo, văn phòng đại diện” nhưng mong muốn mỗi người lại khác nhau. Có người thuê vì mục đích:

– Tiết kiệm chi phí

– Khách hàng dễ tìm, vị trí đẹp

– Được hưởng nhiều tiện ích

– Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Cho dù mong muốn của bạn là gì, hãy nhớ trao đổi những thông tin bạn đang cần trước khi ký hợp đồng – đây là kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cần lưu ý. Từ đó, mối quan hệ giữa người đi thuê và người cho thuê trở nên gần gũi, tin tưởng nhau hơn.

3. Chi phí thuê phù hợp

Mặc dù thuê văn phòng ảo giá rẻ chỉ gần bằng 1/10 so với phí thuê mặt bằng để làm không gian làm việc nhưng không vì thế mà bạn cân nhắc đăng ký gói thuê văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp. Chi phí thuê văn phòng ảo hiện nay dao động từ: 300.000 – 1.200.000 VNĐ/tháng và tất nhiên sẽ có các gói nhỏ nhất, tiêu chuẩn, gói vip dành cho từng đối tượng khác nhau. Mỗi gói sẽ có những tiện ích và ưu đãi đi kèm giới hạn, nên bạn hãy hỏi kỹ nhé.

4. Nắm rõ thủ tục pháp lý

Sự trỗi dậy của nhanh của dịch vụ coworking, cho thuê văn phòng ảo trong thời gian ngắn cũng ảnh hưởng tới khung pháp lý hoàn chỉnh của nhà nước. Thông thường để đăng ký kinh doanh tại Việt Nam mất khoảng 1 tháng – 1.5 tháng, còn ở nước ngoài chỉ mất 2-3 ngày. Điều này không chỉ làm kéo dài thời gian mà còn gây bối rối về luật pháp cho các doanh nghiệp. 

kinh-nghiem-thue-van-phong-ao

Vậy nên, kinh nghiệm thuê văn phòng ảo Hà Nội, bạn cần hỏi xem nhà cung cấp có hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý như: đăng ký kinh doanh, hóa đơn điện tử, chữ ký số khi thuê không.

5. Các tiện ích đi kèm

Như Hanoi Office đã đề cập ở phần 4: Tùy từng đơn vị cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội sẽ có những tiện ích đi kèm và dịch vụ bổ sung khác nhau, nhưng kết luận lại miễn là đơn vị nào đem lại nhiều giá trị tốt và đúng với mong muốn cần thuê của bạn thì ký hợp đồng. 

Các tiện ích khi sử dụng văn phòng ảo thường là:

– Lễ tân

– Bảng tên công ty

– Tiếp – nhận – chuyển bưu phẩm

– Hệ thống wifi, điện, nước, chỗ đậu xe

– Nhân viên đại diện DN

– Máy in, photo tài liệu chứng từ

– Dịch vụ bảo vệ….

6. Kiểm tra đối thủ xung quanh

Nhân viên của bạn và thậm chí chủ doanh nghiệp sẽ không cảm thấy vui vẻ mấy khi làm việc cùng tầng hoặc cùng tòa nhà chung với đối thủ trực tiếp. Bởi lẽ, đối thủ trực tiếp sẽ chung đối tượng khách hàng mục tiêu, nếu bạn không làm hài lòng khách hàng, rất có thể đối thủ bên cạnh sẽ hớt phần ngon này. Đây thực sự là bài học xương máu mà một số chủ DN đã mắc phải. Bạn hãy nhớ kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo này nhé!

7. Tránh xung đột văn hóa 

Thực tế rằng, chủ doanh nghiệp luôn muốn nhân viên có tinh thần thoải mái nhất để đạt hiệu suất cao trong công việc. Nhưng biết đâu, những thói quen hàng ngày như chơi game, nói chuyện to,… có thể dẫn đến xung đột với người nào đó trong môi trường cho thuê văn phòng làm việc chung. Lúc này, bạn có thể thuê văn phòng ảo đáp ứng thói quen của nhân viên hoặc bạn phải đào tạo nhân sự trước khi công tác tại môi trường mới.

8. Nhất định phải có hợp đồng cho thuê

Có thể tương lai bạn sẽ thuê văn phòng ảo hoặc văn phòng làm việc của đối tác hoặc người bạn thân quen nhưng không vì thế mà bạn không cần đến hợp đồng cho thuê giữa 2 bên. Quan trọng hơn nữa là các điều khoản giữa 2 đơn vị cũng phải rõ ràng, đảm bảo tính pháp lý, chuyên nghiệp để tránh những rủi ro không mong muốn có thể xảy ra. 

Nếu bạn được ưu đãi thêm tiện ích khác so với gói hợp đồng thông thường cũng nên được bổ sung trong hợp đồng để tránh gây sự hiểu lầm giữa các cấp trong doanh nghiệp.

Trên đây là #8 checklist kinh nghiệm thuê văn phòng ảo dành cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Hy vọng, những chia sẻ trên đây của Hanoi Office sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức khi thuê văn phòng ảo.

Nếu bạn cần thuê văn phòng làm việc, văn phòng đại diện, phòng họp, văn phòng ảo hãy liên hệ ngay với Hanoi Office qua website: http://hanoioffice.vn hoặc Hotline: 085.339.4567 – 0904.388.909.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *